TIETOSUOJA / Firmitas Perhepalvelut Oy
Firmitas Perhepalvelut noudattaa toiminnassaan hyviä tietosuojakäytäntöjä ja täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen General Data Protection Regulationin (GDPR) vaatimukset.
Firmitas käsittelee asiakkaiden henkilötietoja huolellisesti pitäen huolta vastuullisena terveydenhuoltoalan toimijana tietosuojaan liittyvistä velvollisuuksistaan. Noudatamme toiminnassamme EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, voimassaolevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten ohjeistuksia henkilötietojen käsittelystä. Lisäksi kiinnitämme erityistä huomiota henkilötietojen huolelliseen ja tietoturvalliseen käsittelyyn sekä noudatamme ja kehitämme toimialan yleisiä hyviä tietosuojakäytäntöjä.
Henkilötietojen käsittelyssä olemme eriyttäneet potilastiedot asiakastiedoista. Potilastiedot ovat hoitoasi koskevia tietoja. Asiakastiedot puolestaan liittyvät asiakassuhteen hoitoon ja yhteydenpitoon ja sisältävät esimerkiksi yhteystietoja tai muita yleisluonteisia henkilötietoja. Firmitaksessa henkilötietoja käsittelevät vain henkilöt, joilla on niiden käsittelyyn oikeus ja työtehtävät tätä edellyttävät.
Firmitas ei luovuta tietojasi edelleen kolmansille osapuolille lukuun ottamatta , mikäli lainsaadäntö näin vaatii (mm lastensuojelulain nojalla). Käyttäessämme palveluissamme yhteistyökumppaneita, vastaamme myös heidän toiminnastaan yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
1 REKISTERINPITÄJÄT
Tämä tietosuojaseloste koskee niitä Firmitas perhepalveluiden asiakkaita, joiden osalta Firmitas perhepalvelut toimii rekisterinpitäjänä. Yleisesti rekisterinpitäjänä toimii työn tilaava kunta tai kuntayhtymä tai yksityinen lastensuojelulaitos tai muu hoivalaitos.
Firmitas perhepalvelut
Multavierunkatu 2 B, 8. krs Turku
Y-tunnus 2567565-3
Mikäli asiakassuhde perustuu kunnan tai kuntayhtymän toimeksiantoon tai yksityisen laitoksen pyyntöön, tai hänelle on myönnetty palveluseteli, toimii rekisterinpitäjänä ko. kunta tai kuntayhtymä tai yksityinen laitos. Näiden asiakastietojen osalta noudatetaan rekisterinpitäjän tietosuojaselostetta ja siinä kuvattuja toimintamalleja.
2 YHTEYSHENKILÖ REKISTEREITÄ KOSKEVISSA ASIOISSA
Firmitas perhepalveluiden tietosuojavastaavana ja rekisteröityjen yhteyshenkilönä toimii toimitusjohtaja Jonna Maunu, puhelin 045-1371811 jonna.maunu@firmitas.fi
3 ASIAKASREKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS JA TIETOJEN KÄSITTELYN PERUSTE
Asiakastietojen käsittely perustuu lakiin tai asiakkaan suostumukseen.
Asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja käytetään asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen suunnitteluun, toteutukseen ja arviointiin sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.
Kunnan tai kuntayhtymän ollessa rekisterinpitäjä, säilytetään nämä asiakastiedot erillisenä ja ne luovutetaan rekisterinpitäjälle asiakassuhteen päätyttyä arkistoitavaksi.
4 ASIAKASREKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT
Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot
Asiakkaan nimeämä lähiomainen, alaikäisen asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja sekä mahdolliset muut asiakkaan antamat yhteyshenkilöt- / tahot
Asiakkaan hoidon ja kuntoutuksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot, kuten tutkimuksessa ja hoidossa syntyvät tapahtuma- ja terveystiedot sekä esitiedot
Tiedot palvelun kestosta, palvelun laskutustiedot ja laskutusosoitteet
Asiakkaan hoitoa ja kuntoutusta toteuttaneen henkilön tiedot
4.1 Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakas, asiakkaan huoltaja, asiakkaan laillinen edustaja tai lähiomainen. Tilaajataho, kuten sosiaalityöntekijä, lastensuojelun viranomainen.
Asiakkaan suostumuksella tietoja voidaan saada myös toisilta sosiaalihuollon - tai terveydenhuollon toimintayksiköiltä tai ammattihenkilöiltä
4.2 Säilytysaika
Asiakasrekisteriin tallennettujen henkilötietoja ei säilytetä työtehtävän päättymisen jälkeen.
5 ASIAKASTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa:
• Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella yksilöidyllä suostumuksella.
• Nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.
Kun kyseinen palvelu annetaan kunnan / kuntayhtymän toimeksiantosopimuksella, toimii toimeksiantaja rekisterinpitäjänä. Tällöin kunta / kuntayhtymä päättää kaikesta tietojen luovutuksesta, myös silloin kun siihen on lakisääteinen perusta.
6 ASIAKASTIETOJEN KÄYTTÖ JA SUOJAAMISEN YLEISET PERIAATTEET
Asiakastiedot on säädetty salassa pidettäviksi, eikä niitä luovuteta sivullisille.
Asiakastietoja voivat käyttää ja vain siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät ainoastaan asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakasta hoitavat tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt.
Vanhat ja mahdollisesti sähköisen asiakastietojärjestelmän ohella syntyvät paperikortistot pidetään lukituissa ja valvotuissa tiloissa.
Sähköisesti käsiteltäviin tietoihin on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla (toimitusjohtaja ja kyseisessä asiakastyössä toimivat työntekijät).
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.
Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi
• Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan 7 mukaisesti, sekä toimitetaan lisäksi aina henkilökohtaisesti toimintayksikköön. Asiakkaan henkilöllisyys varmennetaan luotettavalla tavalla.
• Mikäli asiakkaan vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on asiakasrekisteritietojen korjauksen tekoon erityinen oikeus.
• Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään tausta-tiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Asiakirjoihin merkitään korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste.
7 YHTEYDENOTOT
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Firmitas Perhepalvelut postitse osoitteeseen: Firmitas Perhepalvelut / Asiakasrekisteri, Multavierunkatu 2 B, 8. krs Turku. Firmitas voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.